El método de productividad GTD: aplicaciones, consejos y alternativas

Que levante la mano quien no hay practicado el arte de perder el tiempo sin hacer nada cuando se te acumulan las tareas por hacer. La procrastinación tiene su antónimo en el método GTD: Getting Things Done. Es decir, conseguir hacer las cosas.

El método GTD es uno de los clásicos cuando se habla de las diferentes metodologías de productividad. Fue ideado, creado y desarrollado por David Allen como un sistema de gestión de la vida laboral y personal. Su autor asegura que, gracias a GTD, las personas podemos lograr un mayor rendimiento, capacidad e innovación. Tiene publicado un libro de autoayuda que se ha ido renovando con el tiempo.

Cinco pasos maestros

La solución es este método GTD que, a grandes rasgos, consta de 5 pasos clave:

Capturar
Aclarar
Organizar
Revisar
Hacer

De esta forma, lo primero que deberíamos hacer es recopilar todo lo que nos llame la atención en una herramienta o documento. Una vez que está ahí, debemos entender qué es lo que hemos recogido, para saber si es una acción que debemos tomar, un documento que debemos revisar, algo donde podemos documentarnos... cuando tengamos claras todas estas anotaciones e ideas, llega el momento de poner orden a todas. Debemos marcarlas en un calendario, saber si dependemos de alguien más para cumplir una tarea o misión, si es el primer paso de una cadena de acciones para llegar a un objetivo, si es algo urgente, algo prioritario, algo necesario…

Una vez completado este paso, debemos revisar y, en su caso, actualizar todas las tareas que hemos ido anotando, tanto hoy como en días previos. Algunas tareas podemos darlas por cerradas. Otras quizá han perdido importancia porque no están en nuestras manos completarlas. Otras quizá se han vuelto más urgentes… Debemos revisar y, de nuevo, organizar todas estas anotaciones.

Completados estos puntos, llega el definitivo: comprometerse y hacer las cosas que hemos decidido que son importantes, urgente y/o prioritarias.

Estos cinco pasos y todo el proceso descrito son una constante. Es decir, debemos revisar con frecuencia el estado de todas estas tareas que hemos ido volcando en nuestra herramienta. Y, con todo esto claro, es hora de actuar. De ponernos manos a la obra y de cumplir con esas tareas importantes.

Es aquí donde radica tanto el éxito como la complejidad de este método. En teoría estamos ante cinco pasos fáciles, pero la realidad demuestra que no siempre somos capaces de cumplirlo.

Liberar la mente

Una de las cosas más importantes de GTD es dejar la mente libre. Muchas personas tienden a confiar en su memoria para guardar toda las ideas y tareas. Para cumplir con GTD hay que liberar a nuestro cerebro de estas tareas y anotar cualquier cosa que se nos pase por la cabeza (ideas, eventos, tareas, series o películas para ver, lugares que visitar…) en un mismo lugar siempre. Esta libreta (física o virtual) solo es un repositorio de todo ese cúmulo de idea. Puede parecer que las estamos guardando de forma caótica, pero ya habrá tiempo de ordenarlas y clasificarlas convenientemente.

Si vas a utilizar un sistema digital, lo ideal es que este cajón desastre donde vas a ir guardando todas las ideas que pasan por tu mente esté sincronizado y accesible desde cualquier dispositivo que emplees. Si es algo físico, lo recomendable es que siempre lo lleves encima para que no se te olvide ni escape nada.

Estas primeras anotaciones pueden ser cualquier cosa: desde algo que escribes, una foto, una nota de voz…

Este primer paso de escribir (o reflejar) las ideas, tareas y proyectos en un repositorio permitirá que los puedas sacar de la cabeza, y capturarlos en un sistema procesable es fundamental para nuestra productividad y bienestar.

La promesa de este método es que, bien implementado, sea un sistema infalible para poder hacer un seguimiento de lo que se debe hacer, lo que puede esperar a hacerse y lo que aún no está del todo claro si deberá completarse o no. Y, por tanto, centrarse en aquello que es importante.

Al tener todo esto en un repositorio accesible, nuestra mente dejará de pensar en las tareas que quedan pendientes o en si se nos olvida algo urgente. Algo que reduce el estrés y libera un valioso tiempo cerebral para un pensamiento más productivo.

Aplicaciones para hacer GTD

Para poder cumplir bien con esta metodología de productividad, puede valernos un papel y un boli, pero las aplicaciones siempre serán una forma más eficiente de trabajar, dado que nos permitirán mover estas tareas de lugar de forma más transparente, limpia y ordenada. Y, además, seguramente nos permitirán hacerlo desde cualquier dispositivo.

Al abrigo de esta metodología, podemos encontrar muchas aplicaciones que nos prometen hacer estas rutinas mucho más fáciles y amigables.

Seguro que nombres como ToDoist, Evernote, FacileThings, Focus To Do o Trello te suenan. Incluso puede que las hayas probado.

Algunas, además, tienen extensiones para los navegadores de manera que te facilitarán capturar esas ideas o volcarlas luego en sus respectivas categorías. También tienen políticas IFTTT (If This, Then That).

Pon un poco de orden

Uno de los momentos críticos de esta metodología de trabajo es lo que tiene que ver con los puntos 2 y 3: aclarar y ordenar. Son básicos para que todo ese desorden de ideas, documentos, archivos y notas que hemos dejado en nuestro cajón desastre pasen a estar ordenados.

El primer paso es ir uno por uno de estos elementos y clasificarlos: asuntos personales, familiares, de trabajo, de comida, de tares del hogar, de amigos…

Una vez clasificados, deberemos revisar si son algo competencia exclusivamente nuestra o si dependemos de otra/s persona/s para completarlo. También deberemos ver si la idea está incompleta (si, por ejemplo, tenemos que ponernos en contacto con alguien), si tiene una fecha concreta de vencimiento o si, por qué no, ya ha caducado y debemos eliminarla.

La idea es que a la hora de poner orden lo hagamos en función de tareas y proyectos y añadir toda la información relevante para cada una de ellas. Por ejemplo, un “llamar a X” puede trasladarse en “Llamar a X para preguntarle por el estado del proyecto”. Si este cometido puede hacerlo otra persona, podríamos incluso cambiar la tarea por “Decir a Y que llame a X para preguntarle por el estado del proyecto”. Y, en su caso, asignar una fecha y hora en la que debe completarse dicha tarea.

Gestión de proyectos

Evidentemente, dentro de cada una de las grandes categorías que establezcamos (familia, trabajo, amigos, personal, ocio, salud, finanzas…) para englobar estos proyectos podemos asignar también subcategorías. Dentro de familia podemos crear la categoría de “padres” o "hermanos". En Trabajo, cada uno de los clientes con los que trabajemos.

Lo ideal es que también determinemos la importancia de cada una de estas categorías. Si alguno de estos proyectos tiene una fecha determinada de acción (por ejemplo, un cumpleaños), debes indicarlo en cada tarea. Recuerda que algunas de las aplicaciones que hemos visto antes pueden también sincronizarse con los principales calendarios, de manera que te facilitará la sincronización de todos estos aspectos.

Esta sincronización también te ayudará a que, cuando empieces el día, puedas ver (incluso recibir alertas) de cuáles son las tareas que vencen en esa jornada.

GTD en equipos de trabajo

La metodología GTD no se inscribe únicamente a una cuestión personal, sino que también es extrapolable a los equipos de trabajos, sean estos remotos o no.

Se trata de una opción más de las herramientas de colaboración. Todos los miembros del equipo deben no solo poder acceder a la herramienta seleccionada, sino también tener interiorizado estos sistemas de trabajo.

Las revisiones, en este caso, deberán ser grupales para hacer una buena actualización del estado de las tareas y que se puedan administrar los flujos de trabajo correspondientemente. La gran diferencia entre el enfoque GTD de un equipo y el de un individuo es que los equipos no están obligados a determinar sus próximos pasos.

Las aplicaciones que están pensadas para seguir esta metodología de trabajo GTD en entornos profesionales también podrán crear agendas para cada uno de los miembros del equipo.

Es hora de revisar

Otro de los puntos críticos de la metodología GTD es la revisión de las tareas y proyectos. Aquí puedes decidir si hacer un repaso diario o semanal, pero conviene que dediques un tiempo a revisar todas las ideas, todas las listas, todos los proyectos, qué tareas se han cumplido y pueden ser eliminadas, cuáles han ganado en urgencia y cuáles pueden dejar paso a otras más importantes.

El creador de GTD, David Allen, califica esta esta revisión semanal como un "factor crítico para el éxito" porque la revisión frecuente de su sistema garantizará que no solo esté haciendo cosas, sino que esté haciendo las cosas correctas.

Incluso hay plantillas de revisión semanales de los proyectos GTD con los que podemos repasar si estamos cumpliendo con todos nuestros objetivos y en qué grado

Un (hipotético) caso práctico

Vamos a ver todos estos pasos en un hipotético caso práctico. Seguro que, tanto a nivel personal como profesional, recibes muchos correos electrónicos al día (para el 52% de los trabajadores europeos suponen una pérdida de tiempo para su productividad). Es posible que empieces la jornada revisando el calendario por si tienes alguna reunión y que ya ronden por tu cabeza algunos de los asuntos y tareas pendientes que están por resolver.

Un primer paso sería revisar el correo electrónico y ver si, entre todos esos mensajes, hay cometidos que debas resolver, bien de forma inmediata o con posterioridad. Lo mismo con el calendario. La idea de GTD es que no te dejes llevar por las prisas de lo urgente: anota todas las tareas que deben resolverse: entregar un informe, preparar una reunión con un cliente, revisar el estado de una entrega...

Una vez que tienes anotadas todas estas cosas, debes volver a leer y repasar en qué consisten cada una de ellas. Es así también como podrás asignarlas su prioridad e importancia. ¿Hay alguna tarea que pueda estar mañana? ¿Algún cometido que tenga una hora fija de finalización o cumplimiento? ¿Hay un documento en el que no puedes avanzar hasta que lo haga un compañero? En este último caso, debes llevar esta tarea a otro lugar para que no te acabe distrayendo de aquellas que dependen de ti y sí son prioritarias.

Ahora que ya tienes claro qué es aquello que está en tu mano resolver, prioriza lo que es más urgente y ponte manos a la obra. Una vez que tengas completa la tarea, recuerda sacarla o eliminarla de tu lista y ponte a trabajar en la siguiente. Y así sucesivamente.

Evidentemente, puede que no marques como hechos todos los asuntos que apuntes en un día. Al siguiente, y cuando de nuevo revises el calendario y el correo, deberás anotar todas estas nuevas tareas y mezclarlas con las que se te quedaron pendiente y, de nuevo, priorizarlas. Ten en cuenta, además, que siempre puede haber asuntos de última hora que sean más urgentes o importantes que aquellos que se quedaron sin hacer de días previos.

La clave, como vemos, es ser constante para que, al mismo tiempo que entran nuevas asignaciones en nuestra lista de tarea, vayan saliendo algunas e, incluso, modifiquen su orden de prioridad.

La otra propuesta: ser un multiplicador del tiempo

Como toda metodología, habrá a quien le sirva para ser más productivo y habrá quien no la encuentre útil. De hecho, los “detractores” de GTD aseguran que el verdadero problema sigue siendo que el tiempo para hacer las cosas es limitado.

Por eso, su propuesta no es cómo lograr hacer más, sino que el objetivo debería ser convertirnos en un "multiplicador de tiempo". Rory Vaden, autor del libro 'Procrastinar con propósito', califica de "multiplicadores" a aquellas personas que son capaces de sacar tiempo al tiempo.

Su recta consiste en que evaluemos a qué dedicamos nuestro su tiempo y lo califiquemos en función de tres baremos:

Importancia: ¿Cuánto importa lo que estamos haciendo?
Relevancia: ¿Cuánto tiempo importará?
Urgencia: ¿debe hacerse rápidamente?

Rory Vaden asegura que “priorizar (tareas, el método GTD) no crea más tiempo. Es como una redistribución de su tiempo".

Corazón vs mente: ¿quién domina a quién?

El autor de esta metodología asegura que, al final, las cosas que hacemos no responden a una lógica, sino a las emociones. Según Rory, los multiplicadores consiguen multiplicar el tiempo de forma eficaz dándose cinco "permisos emocionales" que el resto no seríamos capaces.

Estos permisos se resumen en

Eliminar tareas: ¿Es lo suficientemente importante, urgente y significativa como para dedicarle recursos?
Automatizar: ¿Puedo incluir esta tarea en un sistema que funciona sin mi influencia directa?
Delegar: ¿Puede alguien más hacer esta tarea en mi lugar?
Procrastinar: Poner las tareas que no son importantes en espera para hacerlas más tarde
Concentrarse: cuando llega el momento de completar una tarea, pueden dedicarle toda la atención, sabiendo que es el uso más significativo de su tiempo.

Sea como fuere, al final se trata de una cuestión muchas veces personal sobre cuál es la mejor manera, metodología y herramientas para gestionar y optimizar el tiempo. Hay quien, por cierto, ha encontrado en el calendario la manera de lograr cumplir con estos objetivos de mayor productividad.

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La noticia El método de productividad GTD: aplicaciones, consejos y alternativas fue publicada originalmente en Xataka por Arantxa Herranz .